GDT-Ecabinet

Hệ thống quản lý cuộc họp và hội nghị trực tuyến toàn diện

Phần mềm quản lý cuộc họp và hội nghị trực tuyến GDT-Ecabinet là giải pháp phần mềm toàn diện được công ty NextForm xây dựng nhằm mục đích tổ chức và quản lý các cuộc họp, hội nghị trực tuyến một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với GDT-Ecabinet, mọi công tác từ lập lịch, mời họp, chuẩn bị tài liệu, đến báo cáo thống kê đều được thực hiện trên một nền tảng hợp nhất.

GDT-Ecabinet cung cấp các công cụ thông minh hỗ trợ họp, giúp đơn vị tổ chức cũng như các thành viên tham gia họp luôn có thể tiếp cận nhanh nhất với những thông tin từ cơ bản đến nâng cao, bao gồm: Các văn bản tài liệu, Chương trình họp đến các thông tin tham khảo, phân tích, đánh giá, tổng hợp.

GDT-Ecabinet phù hợp với nhiều nhu cầu, mô hình họp, từ các kỳ họp lớn, các kỳ đại hội với quy mô từ hàng nghìn người tới các cuộc họp nhỏ với chỉ một nhóm người. Số lượng, thành phần tham dự họp, thời gian họp có thể thay đổi, linh hoạt, tùy biến.

Web Portal hỗ trợ đa nền tảng, giúp người dùng đầu cuối có thể dễ dàng sử dụng, truy cập thông tin, tra cứu tài liệu trên các thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại di động hoặc máy tính cá nhân.

Chức năng

Nền tảng Website

Quản lý lịch họp

Đặt lịch họp

Cho phép thư ký, cán bộ chuyên trách đặt lịch họp với đầy đủ thông tin cuộc họp: người chủ trì, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm. Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cho tối thiểu 500 người dùng, tích hợp với hệ thống hội nghị trực tuyến hiện có để tự động tạo liên kết cuộc họp.

Duyệt lịch họp

Cho phép lãnh đạo đơn vị, quản trị hệ thống có thể duyệt lịch họp hoặc từ chối duyệt kèm lý do không duyệt. Hiển thị lịch chờ duyệt từ các đơn vị điểm cầu, gửi thông báo tự động về trạng thái duyệt đến người đặt lịch.

Quản lý danh sách đại biểu

Quản lý danh sách đại biểu bao gồm tài khoản chủ trì và tài khoản khách ở các đơn vị điểm cầu. Phân quyền chi tiết cho từng loại người dùng theo vai trò và chức năng. Hỗ trợ thêm, sửa, xóa thông tin người dùng và phân nhóm theo đơn vị.

Hiển thị lịch họp được duyệt

Hiển thị toàn bộ cuộc họp được đặt lịch trong tháng dưới dạng lịch trực quan. Gửi tin nhắn thông báo đến các đơn vị điểm cầu thông qua email. Cho phép tham dự cuộc họp và redirect đến hệ thống hội nghị trực tuyến hiện hữu.

Tài liệu cuộc họp

Tải lên và phân phối

Dễ dàng tải lên, quản lý tập trung toàn bộ tài liệu cho cuộc họp.

Sắp xếp tài liệu

Cho phép sắp xếp lại vị trí hiển thị của các file tài liệu trong danh sách.

Xem tài liệu trực tuyến

Người dùng có thể xem trực tiếp các định dạng file phổ biến ngay trên trình duyệt.

Truy cập và tải xuống

Các thành viên tham dự có thể xem và tải xuống tài liệu liên quan một cách nhanh chóng và an toàn.

Truy cập và tải xuống

Cho phép xóa và cập nhật các tài liệu đã tải lên, đảm bảo mọi người luôn có phiên bản mới nhất.

Tổ chức họp

Quản lý lịch họp dạng lịch

Hiển thị toàn bộ các cuộc họp dưới dạng lịch theo tháng, tuần, ngày giúp người dùng dễ dàng xem, tra cứu và lựa chọn thời gian phù hợp. Hỗ trợ chức năng xem nhanh “hôm nay”, điều hướng linh hoạt và tạo cuộc họp trực tiếp từ giao diện lịch.

Quản lý đại biểu

Tập trung quản lý danh sách từng đại biểu (cán bộ, thành viên) theo tổ chức, đơn vị. Hỗ trợ tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa đại biểu với thông tin chi tiết (họ tên, email, số điện thoại, vai trò). Tự động phân nhóm đại biểu theo từng đơn vị để thuận tiện khi mời họp, phân quyền và quản lý thông báo.

Quản lý nhóm đại biểu

Cho phép tạo và quản lý các nhóm đại biểu theo phòng ban, lĩnh vực, mục đích dự họp… giúp tổ chức mời họp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chọn thành phần tham dự. Dễ dàng chỉnh sửa, thêm bớt thành viên trong nhóm, hỗ trợ tìm kiếm nhóm đại biểu linh hoạt.

Quản lý bảng tin

Quản trị có thể tạo mới bảng tin để có thể thông báo đến toàn bộ tài khoản trong hệ thống để nắm bắt thông tin một cách kịp thời và chính xác.

Cấu hình phòng họp

Cho phép quản trị viên tạo mới, sửa, xóa và quản lý danh sách phòng họp. Hỗ trợ đặt tên, mã phòng, liên kết phòng họp (link stream) và các tham số kỹ thuật đi kèm. Đảm bảo các phiên họp được tổ chức đúng phòng, dễ dàng kiểm soát lịch sử phòng và sẵn sàng phục vụ họp trực tuyến.

Cấu hình điểm cầu

Quản lý chi tiết thông tin các điểm cầu (location/vị trí kết nối họp trực tuyến) trong hệ thống. Hỗ trợ thêm, sửa, xóa điểm cầu với các thuộc tính như mã điểm cầu, tên, đơn vị chủ quản và tài khoản thiết bị MCU. Giúp tổ chức kiểm soát chặt chẽ hạ tầng tham gia họp, tối ưu hóa kết nối và quản lý đầu mối từng điểm cầu một cách linh hoạt.

Báo cáo và thống kê

Dashboard thống kê tổng quan

Hiển thị thống kê họp theo tháng dạng biểu đồ cột (Column Chart). Hiển thị số lượng cuộc họp trực tuyến đang diễn ra, số lượng tài khoản chủ trì và tài khoản khách. Báo cáo số cuộc họp theo từng đơn vị và toàn hệ thống.

Thống kê chi tiết theo thời gian

Thống kê cuộc họp theo giờ họp đã diễn ra dạng biểu đồ thời gian (Time chart). Phân tích xu hướng sử dụng hệ thống theo ngày, tuần, tháng để tối ưu hóa tài nguyên.

Màn hình theo dõi thời gian trống

Thống kê các thời gian trống không có cuộc họp diễn ra theo ngày, tháng. Hỗ trợ lập kế hoạch sử dụng tài nguyên hiệu quả và phân tích mức độ sử dụng hệ thống.

Hỗ trợ người dùng

Cung cấp thông tin liên hệ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, hướng dẫn sử dụng chi tiết từng chức năng. Hệ thống FAQ tự động và chatbot hỗ trợ trực tuyến.

Phân quyền bảo mật

Quản lý menu hệ thống

Cho phép quản trị viên thiết lập, bổ sung, chỉnh sửa và phân loại các mục menu trong hệ thống web. Dễ dàng thiết kế giao diện điều hướng tùy ý theo từng nhóm chức năng, đảm bảo giao diện ứng dụng thân thiện, mạch lạc, phù hợp nhu cầu tổ chức.

Cấu hình vai trò

Thiết lập các vai trò người dùng với quyền truy cập riêng (Admin, Guest, Staff…). Giao diện cấu hình linh hoạt, chỉ định rõ quyền xem, thêm, sửa, xóa cho từng chức năng cụ thể. Hỗ trợ cập nhật vai trò nhanh chóng theo yêu cầu vận hành của tổ chức.

Quản lý danh sách tài khoản

Quản trị toàn bộ tài khoản người dùng, cho phép tìm kiếm, lọc, xem chi tiết, mở khóa tài khoản bị khóa, reset mật khẩu nhanh chóng. Có thể cấu hình lại vai trò, gắn từng tài khoản với vai trò phù hợp theo nhu cầu quản lý.

Cấu hình tài khoản

Định nghĩa và điều chỉnh các tham số bảo mật của tài khoản như quy định thời hạn đổi mật khẩu, giới hạn số lần đăng nhập thất bại, thời gian khóa tài khoản, thời gian xóa log,… Đảm bảo linh hoạt thiết lập các chính sách bảo mật phù hợp yêu cầu thực tế.

Nhật ký hoạt động của hệ thống (Log)

Ghi nhận tự động toàn bộ hoạt động truy cập, thao tác (login, sửa, xóa, cấu hình…) trên hệ thống dưới dạng nhật ký chi tiết. Hỗ trợ tìm kiếm, lọc, thống kê và trích xuất dữ liệu log phục vụ kiểm tra, truy vết khi cần thiết, bảo đảm tính minh bạch và bảo mật toàn diện.

Tính năng mở rộng – Họp ngoại tuyến không giấy tờ

Chức năng quản lý đơn vị & nhân sự

• Quản lý thông tin đơn vị: Cập nhật và quản lý chi tiết các thông tin về tổ chức/ đơn vị, giúp hệ thống luôn phản ánh sát thực trạng tổ chức.

Chức năng quản lý cuộc họp không giấy tờ

• Quản lý loại cuộc họp: Chủ động khai báo, chỉnh sửa, xóa các loại hình cuộc họp phù hợp với thực tế vận hành (họp giao ban, họp ban điều hành, hội nghị tổng kết…).

•    Quản lý chi tiết quá trình họp:

• Tạo phòng họp
  • Quản lý khách mời
  • Tạo và thêm tài khoản khách mời
  • Cấp quyền cho khách mời
  • Hoãn/hủy họp
  • Thiết lập & hỗ trợ phiên họp
  • Lịch sử và nhật ký cuộc họp

• Quản lý văn bản cuộc họp
  • Quản lý phát biểu

•    Quản lý phiên họp không giấy tờ:

• Quản lý loại phiên họp
  • Quản lý chuyên mục nội dung họp, thuận tiện cho việc phân loại, tổng hợp báo cáo/kết luận.
  • Quản lý liên kết
  • Quản lý biểu quyết
  • Quản lý thảo luận
  • Quản lý báo cáo, kết luận phiên họp

•    Quản lý cán bộ tham dự họp:

• Xem danh sách lịch họp đơn vị
  • Xem chi tiết lịch họp
  • Tiếp nhận và xác nhận lịch họp
  • Lịch họp cá nhân
  • Ủy quyền tham gia phiên họp
  • Đăng ký phát biểu/bình luận
  • Thực hiện và xem kết quả biểu quyết
  • Ghi chú trao đổi riêng, thảo luận nhóm
  • Quản lý tài liệu cá nhân
  • Xem liên kết, ký file kết luận họp

•    Quản lý lịch đơn vị, lịch cá nhân:

• Lịch gần nhất/lịch đơn vị
  • Chi tiết lịch đơn vị
  • Điều hành cuộc họp, lấy ý kiến, điểm danh
  • Thêm/sửa/xóa lịch cá nhân
  • Danh sách, chi tiết và ghi chú lịch cá nhân

◦  Danh sách tài liệu cá nhân

◦  Quản lý folder tài liệu

Ứng dụng di động (Mobile App)

Lịch họp thông minh

•    Quản lý lịch đơn vị, lịch cá nhân:

◦  Hiển thị lịch họp trực quan ở dạng calendar/thời gian thực với đầy đủ thông tin các phiên họp (ngày, giờ, nội dung, địa điểm, chủ trì, thành phần tham dự).

◦  Phân biệt giữa các trạng thái họp: đã duyệt, đang diễn ra, đã kết thúc, giúp người dùng chủ động sắp xếp tham dự.

◦  Hỗ trợ lọc lịch theo ngày, tuần, tháng và tìm kiếm cuộc họp bằng từ khóa

•    Tham dự và điểm danh trực tuyến:

◦  Cho phép người dùng xác nhận tham dự họp chỉ bằng một thao tác trên điện thoại, hỗ trợ ghi nhận thời gian check-in/tham dự.

◦  Tích hợp tính năng điểm danh nhanh với QR-Code hoặc xác thực tài khoản.

◦  Gửi thông báo nhắc nhở trước giờ họp và xác nhận kết quả điểm danh.

•    Nhận thông báo nhanh chóng:

◦  Thông báo tự động khi có cuộc họp mới, khi được mời tham dự hoặc khi có tài liệu/biên bản cập nhật.

◦  Push notification tức thời từng sự kiện quan trọng, có thể cấu hình ưu tiên hoặc tắt/mở từng loại thông báo.

◦  Nhắc lịch họp hàng ngày, hỗ trợ lên kế hoạch cá nhân tối ưu.

•    Xem phát trực tiếp phiên họp:

◦  Tích hợp tính năng xem livestream/streaming chất lượng cao, truy cập nhanh bằng link chỉ một chạm khi đến giờ diễn ra.

•    Tra cứu kết quả, thống kê cá nhân:

◦  Xem lại lịch sử họp, kết quả biểu quyết, nội dung biên bản, tài liệu liên quan ngay trên ứng dụng.

◦  Hiển thị thống kê số lần tham dự cuộc họp, tỷ lệ điểm danh, đóng góp ý kiến.

◦  Giúp người dùng kiểm soát, chủ động lên kế hoạch và theo dõi hiệu quả cá nhân.

Giải pháp & Thông số kỹ thuật