Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?
Hiện nay, số hoá dữ liệu đang là giải pháp công nghệ cao
Thu gọn không gian
Muốn lưu trữ tài liệu truyền thống mỗi doanh nghiệp cần dành ra riêng phòng kho để cất trữ. Dữ liệu càng nhiều thì diện tích kho sẽ càng tăng, kéo theo đó là chi phí thuê văn phòng và phí nhân công xử lý dữ, sắp xếp dữ liệu cũng tăng theo.
Tiết kiệm thời gian
Các dữ liệu số hoá được sắp xếp theo cấu trúc nhất định giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và truy cập thông tin nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc chia sẻ tài liệu cũng được tiến hành đơn nhanh chóng hơn.
Dự án đã hoàn thành
Thành viên
Đơn vị hợp tác
Định nghĩa
Đây là một hình thức số hóa nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý hoặc vật chất sang dạng kỹ thuật số. Sau đó hệ thống máy tính sẽ ghi nhận và xử lý thông tin. Các dữ liệu này sẽ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tùy vào tính chất từng tài liệu.
Tất cả các loại dữ liệu phổ biến như văn bản, hình ảnh hoặc kể cả âm thanh,… đều có thể được ghi nhận và hiển thị bằng các thiết bị như máy tính hay điện thoại. Giải pháp này đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ người dùng trong quá trình tìm kiếm hoặc rà soát lại các loại dữ liệu khác nhau một cách linh hoạt hơn.
Là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề “hóc búa” về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu.
Số Hóa Dữ Liệu
Quy Trình Số Hóa
Số hóa dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp. Với sự phát triển vượt bậc của lĩnh vực công nghệ thông tin và khoa học tự động hóa, các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực đều phải sử dụng số hóa tài liệu để tối ưu hóa hồ sơ tài liệu, tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là quy trình số hóa cần lưu ý khi số hóa dữ liệu doanh nghiệp.
- Lưu trữ dữ liệu tốt hơn
- Truy cập dữ liệu linh hoạt bất cứ đâu
- Giảm chi phí vận hành
- Tìm kiếm thông tin dễ dàng
- Thu thập dữ liệu lưu trữ
- Chuẩn bị tài liệu
- Thiết lập hệ thống
- Kiểm tra tài liệu khi đã được số hóa
- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu
Đầu tư phần mềm số hoá tài liệu hoặc thiết bị số hoá chuyên dụng thì đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ không thấp. Khoản đầu tư này đảm bảo tính ổn định của tài liệu số hóa từ khâu phát triển, bảo tồn, lưu trữ đến khai thác. Hơn nữa, việc đào tạo nguồn nhân lực cũng là một chi phí lớn, khi mà việc biết cách sử dụng hệ thống thông tin đến việc triển khai sử dụng cần độ chính xác cao thì mới có thể đạt được hiệu quả.
Biết vận dụng khoa học công nghệ là tài sản giúp doanh nghiệp phát triển trong hoạt động kinh doanh và có cơ hội tốt hơn để đạt hiệu quả cao.
Số hóa dữ liệu
Công nghệ
Trước khi đề cập đến khái niệm “Số hóa tài liệu lưu trữ”, cần hiểu trào lưu “chuyển đổi số”. Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.
Lợi ích mang lại
Nằm trong khuôn khổ “chuyển đổi số doanh nghiệp”, số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ như truyền thống chuyển thành dạng dữ liệu số lưu trữ trên nền tảng công nghệ. Những dữ liệu lưu trữ giấy tờ trong doanh nghiệp được nhập liệu lên hệ thống phần mềm lưu trữ doanh nghiệp tự xây dựng hoặc phần mềm chuyên nghiệp của bên thứ ba. Như vậy, các tác vụ như lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”.
